neues Update

Berichte mit Anhängen

Wie bei Aufgaben können nun auch bei Berichten beliebig viele Anhänge zugefügt werden.

Wie bringt mich das in der Praxis weiter?

Berichte können nun vielfältiger eingesetzt werden.



Statistik absolvierter Anrufe/Besuche

Das Balkendiagramm aus „Statistik u. Export > Statistik absolvierter Anrufe/Besuche“ ist nun verknüpft mit „Statistik u. Export > Absolvierte Anrufe/Besuche“.

Bei einem Klick auf das Balkendiagramm …


… erfolgt automatisch eine Weiterleitung zur Detailansicht :

Die vorher gewählten Einstellungen werden hierbei berücksichtigt.

Der Sprung zurück ist mit einem Blick auf den Button „Balkendiagramm“ ebenfalls möglich :


Wie bringt mich das in der Praxis weiter?

Durch das „Hin und Herspringen“ kann schnell und einfach zwischen einer visuellen Darstellung (= Balkendiagramm) zu einer Ansicht mit detaillierten Informationen gesprungen werden. Die Auswertungen sind dadurch komfortabler und schneller durchzuführen.



Kundenfreigabe

Mit den Standardeinstellungen sieht jeder Mitarbeiter nur die Kunden, die ihm nach dem ERP-System als Hauptbetreuer auch zugewiesen sind. Der Super-Admin hat einen Zugriff auf alle Kunden.

Über die nun erweiterte Kundenfreigabe lässt sich dieser Zustand einfacher anpassen und steuern als bisher.

Einstelllungen > Benutzerverwaltung > Benutzer verwalten > Neuen Benutzer anlegen :

Häufig ist es bei den Kunden von ClientCube so, dass es gewollt ist, dass alle Mitarbeiter auch Zugriff auf alle Kunden haben. Dies kann ab jetzt direkt bei der Einrichtung eines neuen Benutzers eingestellt werden. Dort kann ausgewählt werden, ob eine manuelle Kunden-Freigabe erfolgen soll (also wie bisher) oder ob dem Benutzer automatisch alle Kunden freigegeben werden; auch zukünftig, die zu dem Zeitpunkt in ClientCube noch nicht angelegt sind.

Einstellungen > Benutzerverwaltung > Kundenfreigabe :

Durch Auswahl eines Mitarbeiters können hier Kundenfreigaben eingestellt werden:

  • für alle Kunden
  • für Kunden bestimmter Mitarbeiter
  • für Kunden bestimmter Benutzersichten
  • für Kunden bestimmter Branchen
  • Auswahl einzelner Benutzer
  • Außerdem gibt es eine Blacklist : Hier können Kunden ausgewählt werden, auf die der Mitarbeiter KEINEN Zugriff erhalten soll; unabhängig von bisherigen Freigaben! Die Einstellung von Kunden die explizit für den Mitarbeiter gesperrt sind, hat eine höhere Priorität als eine Kundenfreigabe.

    Wie bringt mich das in der Praxis weiter?

    Es besteht nun die Möglichkeit, Kundenfreigaben für „Kunden aller Mitarbeiter“ einzustellen. Bei der Einrichtung neuer Mitarbeiter muss die Freigabe nicht wieder bei jedem Mitarbeiter neu hinzugefügt werden.

    Außerdem gibt es die Möglichkeit, Kunden auszuschließen. Wenn bspw. Kunden eingerichtet werden, die nur ganz bestimmten Mitarbeitern zur Verfügung stehen sollen, können diese auf Benutzerebene ausgeschlossen werden. Es können bspw. auch Kunden mit dem Namen „Leitung“ eingerichtet. Über diesen Kunden können dann die Protokolle zu internen Leitungsrunden über Berichte inkl. resultierender Aufgaben erstellt werden. Diese Berichte und Aufgaben sollen explizit bestimmten Benutzern ausgeblendet werden.



    Statistik von Aufgaben im Balkendiagramm

    Hierbei handelt es sich um eine Auswertemöglichkeit; zu finden unter

    Statistik u. Export > Statistik erstellter Aufgaben

    Im Status-DropDown stehen folgende Einschränkungen zur Verfügung:

  • alle Aufgaben
  • offene Aufgaben
  • erledigte Aufgaben
  • überfällige Aufgaben
  • Auch hier kann zwischen der Detailansicht von „Übersicht der Aufgaben“ (= Detailansicht) und eben „Statistik erstellter Aufgaben“ (= Balkendiagramm) hin und her gesprungen werden.

    Wie bringt mich das in der Praxis weiter?

    Auch hier : verbesserte und schnelle Auswertemöglichkeiten!



    Importe : es sollen neben ANSI-Dateien auch UTF-8-Dateien verarbeitet werden!

    Bisher mussten Importdateien im ANSI-Dateiformat aufbereitet werden. Das hat in der Vergangenheit immer mal wieder zu Problemen geführt. Deshalb wurde der Import zusätzlich um UTF-8-Dateien erweitert.

    Wie bringt mich das in der Praxis weiter?

    Da es für den Import nun egal ist, ob eine Datei im ANSI- oder UTF-8-Dateiformat vorliegt, vereinfacht das die Aufbereitung der Importdateien erheblich.



    Änderungen in allen Update-Mails werden farbig hervorgehoben

    Wenn Änderungen an Kunden oder Ansprechpartnern der Kunden vorgenommen werden, wird eine Mail generiert, die an eine definierte E-Mail gesendet wird (zur Erinnerung : Die Einstellung erfolgt über Einstellungen > E-Mail für Mitteilungen > E-Mail für die Mitteilung von Kundenänderungen).

    Diese Funktion wurde erweitert. Änderungen die in ClientCube vorgenommen wurden, werden in der Mail nun farblich dargestellt:

  • Gibt es Änderungen zu Einträgen, werden diese rot dargestellt
  • Wurden Einträge gelöscht, werden die alten Einträge in der Mail trotzdem noch angezeigt; allerdings rot markiert und erhalten den Vortext „Gelöscht: „.
  • Ganz neue Einträge werden ebenfalls rot markiert.
  • Änderungen bei den Feldern „E-Mail“ und „Internet“ erhalten den Vortext „Neu“.
  • Diese Erweiterung wurde auch bei den Mails integriert, die aus dem Aufgabensystem heraus erzeugt werden.

    Wie bringt mich das in der Praxis weiter?

    Es ist jetzt schnell ersichtlich, welche Änderungen am Kunden bzw. Ansprechpartners des Kunden vorgenommen wurden. So kann viel schneller registriert werden, welche Daten und ob diese Daten im ERP-System angepasst werden sollen; es ist in der Praxis also der Vorteil der hohen Zeitersparnis.



    Abwesenheit

    In ClientCube können nun auch Abwesenheiten verwaltet werden.

    Aktiviert wird das Abwesenheits-Modul über :
    Einstellungen > Felder, Sichten und Funktionen > Benutzer-Erweiterungen

    Nach Setzen des Hakens bei „Abwesenheit dokumentieren“ wird eine weitere Auswahlfunktion „Automatische Kundenfreigabe für Anruf-Vertreter“ eingeblendet:

    In dem Moment ist das Abwesenheits-Modul bei allen Benutzern aktiviert. Über das Menü rechts oben in der Ecke kann die eigene Abwesenheit verwaltet werden:

    Benutzer, die eine Freigabe für die Benutzerverwaltung haben, können die eigene Abwesenheit auch über diesen Weg aufrufen:
    Einstellungen > Benutzerverwaltung > Eigene Abwesenheit

    Jeder Benutzer kann mehrere Abwesenheiten einrichten. Bei der Einrichtungen stehen folgende Optionen zur Verfügung:

  • Abwesenheit von … bis
  • Offene Aufgaben in der Abwesenheit übertragen an …
  • Gruppenaufgaben in der Abwesenheit übertragen an …
  • Fällige Anrufe in der Abwesenheit übertragen an …
  • Wie bringt mich das in der Praxis weiter?

    Benutzer können in ihrer Abwesenheit offene Aufgaben, Gruppenaufgaben und fällige Anrufe an Kollegen übertragen. So werden wichtige Aufgabenstellungen auch in Abwesenheit im Blick behalten und bearbeitet.

    Außerdem ist in ClientCube an verschiedensten Stellen ersichtlich, wenn ein Kollege nicht anwesend ist; bspw. bei der Zuteilung von Aufgaben.



    Support-Login

    Durch diese Funktion besteht die Möglichkeit, Benutzern die Freigabe zu erteilen, sich bei anderen Benutzern, ohne die Zugangsdaten des betreffenden Benutzers zu kennen, einzuloggen.

    Um den Support-Login benutzen zu können, muss dieser erstmal freigeschaltet werden. Das erfolgt unter Einstellungen > Felder, Sichten und Funktionen > Benutzer-Erweiterungen.
    Dort ist der Haken bei „Login-Freigabe erlauben“ zu setzen.

    Die Funktion ist nun für alle Administratoren aktiv. Die Freigabe auch für weitere Benutzer sich auf andere Benutzer aufschalten zu können, ist die Einrichtung unter Einstellungen > Benutzerverwaltung > Login-Freigabe vorzunehmen. Es werden alle Benutzer aufgeführt. Es ist der Benutzer zu suchen, der die Berechtigung haben soll, sich auf andere Benutzer einloggen zu können. Hierfür ist der entsprechende Button „Bearbeiten“ auszuwählen:

    In der folgenden Übersicht können nun die Benutzer ausgewählt werden, auf die der Benutzer (in diesem Beispiel) „Florian Außendienst“ einen Support-Login erhält:

    Hat ein Benutzer die Freigabe auf andere Benutzer zugreifen zu können, wird das Menü rechts oben mit „Bei einem Benutzer aufschalten“ erweitert:

    Auf der Folgeseite sind dann alle Benutzer aufgeführt, auf die sich Benutzer aufschalten darf. Das erfolgt über den Button „Login“:

    Wie bringt mich das in der Praxis weiter?

    Über den Support-Login können sich berechtigte Benutzer als ein anderer Benutzer einloggen. Wenn bspw. ein Kollege erkrankt, kann sich jemand anderes, ohne das Passwort zu kennen, anmelden und eine Abwesenheit einstellen bzw. verlängern. Weiterhin kann über das Einloggen als „ein Anderer“ Support geleistet werden, wenn ein Benutzer Fragen hat oder Unstimmigkeiten aufgefallen sind. Die Vertriebsleitung / Geschäftsführung hat außerdem die Möglichkeit, sich über das Dashboard eines Mitarbeiters einen schnellen und einfachen Überblick über den aktuellen Status zu offenen Aufgaben, Anrufen, Besuchen usw. zu verschaffen.



    und vieles mehr

    Und das war nicht alles! Neben den zuvor genannten Neuerungen wurden auch folgende Punkte optimiert und integriert:

  • Bei den automatisch erzeugten Mails für die Anlage, Änderung und das Löschen von Kunden bzw. Ansprechpartnern wird nun auch der Name des Benutzers mit ausgegeben, der die Änderung in ClientCube vorgenommen hat. Somit ist eindeutig, an wen Rückfragen gestellt werden können.
  • Bei Mails zu Änderungen an Kunden und Ansprechpartnern wird nun der Name mit ausgegeben, wer die Änderung in ClientCube vorgenommen hat.
  • Der Login in EINEM Browser mit ZWEI unterschiedlichen Benutzern ist nicht mehr möglich. Soll ein zweiter Tab in einem Browser geöffnet werden, erscheint ein Hinweis.
  • Verknüpfen von Kunden und Ansprechpartnern : Es werden jetzt auch Inhalte aus den variablen Gruppierfeldern beim Verknüpfen übernommen. Einzige Voraussetzung : Bei dem Kunden bzw. Ansprechpartner der bestehen bleibt ist das variable Gruppierfeld vor dem Verknüpfen leer / nicht gefüllt bzw. nicht mit einem Drop-Down-Wert vorbelegt.
  • Diverse Ergänzungswünsche & Fehlerkorrekturen: Von Ihnen gemeldete Fehler wurden bereinigt und viele kleinere Ergänzungen berücksichtigt.