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Automatische Mails zu Fälligkeiten

Es kann eingestellt werden, wer in welchem Rhythmus eine automatische Mail zu seinen fälligen ToDo’s erhalten soll. Die Mail wird nur dann versendet, wenn es auch fällige ToDo’s gibt; das sind:

• Termine in der Wochenplanung
• fällige offene Aufgaben
• fällige Gruppenaufgaben
• fällige Anrufe
• fällige Besuche
• Vernachlässigte Kunden

Die Aktivierung und Einstellung erfolgt hier :
Einstellungen > E-Mail für Mitteilungen > Automatische Mails zu Fälligkeiten

Die dort wichtigsten Einstellmöglichkeiten sind, welcher Benutzer an welchen Tagen vorhandenen Fälligkeiten eine E-Mail erhalten soll.

Ist bei einem Benutzer ein gültige Abwesenheit eingetragen, wird keine automatische Mail für diesen Benutzer erzeugt.

Beispiel für den Inhalt einer Mail zu Fälligkeiten:

Wie bringt mich das in der Praxis weiter?

Durch das Aktivieren der Option, eine automatische Mail zu Fälligkeiten zu erhalten, vermittelt einen einfachen Gesamtüberblick über die ToDo’s; unabhängig davon, ob sich in ClientCube eingeloggt. Das ist ein weiterer Vorteil, da es Benutzer gibt, die aufgrund des Aufgabenbereiches nicht zwingend jeden Tag ClientCube im Einsatz haben. So wird unterstützt, wichtige Aufgaben nicht aus den Augen zu verlieren.

Wie häufig (also an welchen Tagen) solch eine Mail erzeugt werden soll, hängt sicherlich von der Philosophie und dem Einsatzgebiet im Unternehmen ab. Eine Person, die aktiven Vertrieb betreibt (egal ob Innen- oder Außendienst) könnte an jedem Wochentag solch eine Mail erhalten. Bei Personen die in der Sachbearbeitung, Buchhaltung, Logistik, Marketing usw. beschäftigt sind, reicht es möglicherweisen, nur jeden Montag (also zum Wochenstart) einen Status zu allen fälligen ToDo’s zu erhalten. Entscheiden Sie selbst!

Benutzer „ohne Kundenbetreuer“

Es ist bei jedem ClientCube der Benutzer „ohne Kundenbetreuer“ eingerichtet worden. Dieser Benutzer ist in der Benutzerverwaltung nicht aufgeführt und kann auch nicht bearbeitet werden. Lizenzkosten fallen für diesen Benutzer natürlich nicht an!

Erfolgt ein Kundenimport im dem Benutzer Kunden zugeordnet sind, die es in ClientCube gar nicht gibt, ist der Import bisher auf einen Fehler gelaufen : „Benutzer xy in ClientCube nicht gefunden“. Das passiert nun nicht mehr. Stattdessen läuft der Import fehlerfrei durch und Kunden mit einem zugeordneten Benutzer den es in ClientCube nicht gibt, wird dem neuen Benutzer „ohne Kundenbetreuer“ zugeordnet.

Es kann auch manuell in ClientCube einem Kunden (unter „Kunde editieren) der Benutzer „ohne Kundenbetreuer“ zugeordnet werden.

Wie bringt mich das in der Praxis weiter?

1. Bei Statistik u. Export > Vernachlässiget Kunden mit Drop-Down-Auswahl „Alle Mitarbeiter (nur Kunden mit Kundenbetreuer)“ werden jetzt nur noch die vernachlässigten Kunden in Summe angezeigt, die auch tatsächlich einem Kundenbetreuer zugeordnet sind. Das erleichtert die Arbeit im Tagesgeschäft erheblich, es kann viel schneller eine Aussage getroffen und damit auch gehandelt werden!
2. Bei grundlegenden Änderungen an der Benutzerstruktur des ClientCube-Kunden muss die Schnittstelle vom ERP-System nach ClientCube nicht mehr angepasst werden.
3. ClientCube-Kunden sparen sich eine Lizenz für einen Benutzer „sonstige“ auf den bisher alle Kunden geschlüsselt wurden, die keinem festen Benutzer zugeordnet wurden.
   Hat ein ClientCube-Kunde die Kunden ohne Kundenbetreuer-Zuordnung in der Schnittstelle vom ERP-System nach ClientCube auf einen „echten“ Benutzer umgeleitet und diesen „echten“ Benutzer so mit unglaublich vielen Kunden belastet, kann das nun rückgängig gemacht werden

Praxistipp für die Umsetzung:

Wenn in ClientCube ein Benutzer „sonstige“ eingerichtet ist auf den aktuell alle Kunden importiert werden, die von keinem „echten“ Benutzer betreut werden, empfiehlt sich folgendes Vorgehen bei der Umstellung auf das neue Verfahren „ohne Kundenbetreuer“:

1. Löschen des Benutzers „sonstige“ (der heißt bei jedem ClientCube-Kunden anders, da er im Ursprung auch selbst eingerichtet wurde).
   Kunden und offene Aufgaben sind auf einen bestehenden „echten“ Benutzer zu übergeben.
   Alle Kunden und zugehörige Aufgaben werden auf den bestehenden „echten“ Benutzer übertragen. Dieser Benutzer hat jetzt sehr viele vernachlässigte Kunden und ggf. auch überfällige Aufgaben, Anrufe und Besuche.
2. Einen neuen Kundenimport durchführen oder abwarten, bis der nächste automatische Kundenimport erfolgt ist.
   Alle Kunden aus dieser Importdatei sind nun dem Benutzer „ohne Kundenbetreuer“ zugewiesen (und eben nicht beim bestehenden „echten“ Benutzer).
3. Es kann jetzt noch sein, dass beim bestehenden „echten“ Benutzer trotzdem noch Kunden, Vernachlässigungen und Fälligkeiten vorhanden sind, die vor Durchführung dieses Prozesses nicht bei diesem Benutzer existierten.
   Das sind dann Kunden, die irgendwann mal manuell angelegt wurden und nicht in der Importdatei vorhanden sind, somit auch nicht automatisch auf den Benutzer „ohne Kundenbetreuer“ umgeschlüsselt werden konnten.
   Das ist nun manuell zu erfolgen (über „Kunde editieren“ und Ändern des Kundenbetreuers).

Achtung : Mögliche offene Aufgaben werden bei dem Prozess NICHT auf „ohne Kundenbetreuer“ umgeschlüsselt, da sonst die Gefahr besteht, dass diese Aufgaben untergehen, nie bearbeitet werden.

Terminvorbereitung > Offene Posten

Offene Posten können nun auch in eine Aufgabe übernommen werden:

Als Status steht folgende Auswahl zur Verfügung:

• Rückfragen
• Rücknahme erstellen
• Mahnsperre setzen
• Sonstiges

Positionen die in eine Aufgabe übernommen wurden, werden aus der Ansicht nicht gelöscht. Die Positionen verschwinden, wie gehabt erst dann, wenn die Rechnung auch beglichen wurde.

Wie bringt mich das in der Praxis weiter?

Es können aus ClientCube heraus direkt Aufgaben zu offenen Posten erstellt werden und damit direkt mit der Buchhaltung kommuniziert werden. Außerdem werden die Vorgänge nachhaltig in der Berichtshistorie abgelegt, so dass zu jedem Zeitpunkt ein Zugriff auf alle (alten) Fälle besteht. Wie bei allen anderen Aufgaben in ClientCube können Vorgänge nicht verloren gehen und alle Beteiligten sind immer auf dem aktuellsten Stand!

Terminvorbereitung > Lieferrückstände | Terminvorbereitung > Offene Posten

Werden bei „Lieferrückständen“ oder „Offene Posten“ in der Terminvorbereitung Aufgaben erzeugt, bleiben die Positionen trotzdem in ClientCube stehen bis Lieferrückstände bzw. offene Posten auch tatsächlich erledigt sind (also nicht die Aufgabe, sondern der Vorgang in der Warenwirtschaft). Die beiden Tabellen wurden um die Spalte „Aufgabe“ erweitert. Existieren offene Aufgaben zu einer Zeile, wird es dort angezeigt. Außerdem kann von dort aus direkt in die Aufgabe gesprungen werden.

Wie bringt mich das in der Praxis weiter?

Es ist einfach und schnell nachvollziehbar, ob es zu einer Zeile bereits einen offenen Vorgang gibt. Mehrfache Aufgaben zu einem Fall werden nicht mehr erzeugt. Die Transparenz und Nachvollziehbarkeit erhöht sich.

E-Mail-Berichte mit Einfluss auf den Anruf-Zyklus

Beim Erstellen von Berichten können bei „Art des Berichts“ die Optionen „Anruf“, „Besuch“ oder „E-Mail“ ausgewählt werden. Werden „Anruf“ oder „Besuch“ ausgewählt, ist die Checkbox „Bericht hat Einfluss auf den Zyklus“ eingeblendet; bei der Auswahl „E-Mail“ aber nicht.

Mit der neu entwickelten Option „E-Mail-Berichte mit Einfluss auf den Anruf-Zyklus“ ist bei der Auswahl „E-Mail“ die Checkbox „Bericht hat Einfluss auf den Anruf-Zyklus“ einblendet.

Die Aktivierung dieser neuen Funktion erfolgt hier: Einstellungen > Felder, Sichten und Funktionen > Berichte > Art: E-Mail

Wie bringt mich das in der Praxis weiter?

Ist ein Anruf beim Kunden fällig, kommt es häufig vor, dass Kunden nur sehr schwer erreichbar sind. Nach mehrfachen Versuchen kann es in der Praxis die Entscheidung geben, stattdessen eine E-Mail an den Kunden zu schreiben, die das weitere aktive Anrufen eines Kunden in dem Moment ersetzen soll. Heißt : Wird der Haken bei „Bericht hat Einfluss auf den Anruf-Zyklus“ gesetzt, ist die Aufgabe, den Kunden telefonisch zu kontaktieren, erstmal erledigt. Der nächste aktive telefonische Kontakt soll dann erst wieder nach Erreichen des nächsten Zyklus erfolgen, der beim Ansprechpartner des Kundens hinterlegt ist.

… und vieles mehr

Und das war nicht alles! Neben den zuvor genannten Neuerungen wurden auch folgende Punkte optimiert und integriert:

• Kundensuche : Wird die Kundensuche ohne Eingabe eines Zeichens ausgelöst, werden die ersten 1.500 Kunden angezeigt. Erfolgt eine Filterung über die DropDown-Menüs wird unter Berücksichtigung der Eingaben in „Kunde suchen“ eine neue Suche ausgeführt.
  Die Suchgeschwindigkeit wurde ebenfalls erhöht.
• Mengen bei den Importen Lieferrückstände, Offene Angebote und Transaktionen :
  Bisher konnte das Mengenfeld nur als eine ganze Zahl importiert werden. Nun ist es auch möglich, Dezimalzahlen (z.B. 12,5 Liter) zu importieren.
• Inhalte von variablen Gruppierfeldern können nun auch exportiert werden:
  Statistik u. Export > Daten exportieren
  > Kundendaten
  > Ansprechpartner der Kunden
• Ansprechpartner-Importe : Bei einem Daten-Import ist das Feld „Geschlecht“ kein Pflichtfeld mehr.
  Bei der Bearbeitung eines Ansprechpartners in ClientCube ist das Feld „Geschlecht“ weiterhin ein Pflichtfeld!
• Kunde Suchen > Terminvorbereitung > Auftragshistorie > Zur Detailsuche
  Es wurde als zusätzlicher Filter „Warengruppe“ eingefügt.
• Diverse Ergänzungswünsche & Fehlerkorrekturen:
  Von Ihnen gemeldete Fehler wurden bereinigt und viele kleinere Ergänzungen berücksichtigt.

Praxistipps

• Praxistipp : Bei Favoriten kann ein Https-Link (= HiDrive) hinterlegt werden. Dieser Ordner kann mit allgemeinen Informationen gefüllt werden, wie Aktionsblätter, pdf-Kataloge, Formulare usw.
  Vorteil : EINE Person im Unternehmen hält Daten für ALLE Benutzer aktuell! Jeder hat sofort einen Zugriff auf alle aktuellen Daten!
• Praxistipp : Wenn Berichte mit einem mobilen Endgerät (Handy, Tablet, …) erstellt werden, kann das klassisch über die digitale Tastatur erfolgen. Mobile Endgeräte bringen aber auch weitere mit:
  > Eingabe über die Spracheingabe : das gesprochene Wort wird in „getippten“ Text umgewandelt
  > Schreiben mit einem (Apple-, Samsung-, …)Pen  : Das mit der eigenen Handschrift geschriebene Wort wird in „getippten“ Text umgewandelt
• Praxistipp : ClientCube kann auch sehr gut als Dokumentation für Mitarbeitergespräche und daraus resultierende Aufgaben eingesetzt werden.
  Das Vorgehen:
  Anlegen eines Benutzers (Einstellungen > Benutzerverwaltung > Benutzer verwalten), bspw. „Leitung“
  Anlegen von Benutzersichten (Einstellungen > Benutzerverwaltung > Benutzersichten verwalten), bspw. „Alle Benutzer außer Benutzer „Leitung““ und „Leitung“
  
  Alle Benutzer außer Benutzer „Leitung“ : Zuordnung ALLER Benutzer
  Leitung : nur Zuordnung der Benutzer, die Mitarbeitergespräche führen und Zugriff auf die Dokumentation der Mitarbeitergespräche erhalten sollen
  Anlegen von Kunden : Jeder Kunde ist ein Mitarbeiter, bspw. „Herr Müller“, „Frau Meyer“
  Diesen Kunden (= Mitarbeitern) wird der Kundenbetreuer „Leitung“ zugewiesen.
  Was ist nun passiert? Auf die angelegten Kunden haben nur die Benutzer einen Zugriff, die der Benutzersicht „Leitung“ zugewiesen sind. Somit können Berichte und Aufgaben zu Mitarbeitergesprächen erstellt und verwaltet werden, ohne dass die anderen Benutzer diese Berichte und Aufgaben lesen können.